Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Terminkoordination: Planung, Priorisierung und Abstimmung interner und externer Termine inkl. Kalenderpflege und Meetingvorbereitung
• Reiseorganisation: Selbstständige Buchung und Anpassung von Reisen (Flüge, Hotels, Transfers) sowie Erstellung übersichtlicher Reisepläne
• Spesenmanagement: Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen nach internen Vorgaben
• E-Mail-Management: Strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Betreuung mehrerer Postfächer
• Administrative Unterstützung: Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten (z. B. im CRM)
• LinkedIn: Pflege des Profils, Bearbeitung eingehender Anfragen und Koordination externer Kommunikation
• Kommunikation & Schnittstelle: Ansprechpartner/in für interne Teams, Portfoliofirmen sowie externe Partner auf nationaler und internationaler Ebene
• Zusätzliche Aufgaben (je nach Erfahrung und Interesse): Unterstützung im Office-Management, bei der IT-Koordination (keine Vorkenntnisse nötig) oder im Bereich Marketing/PR

]]>

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Gastronomie/Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich – idealerweise in einem professionellen Umfeld (z. B. Unternehmensberatung, Private Equity, Kanzlei oder gehobene Dienstleistung)
• Alternativ: Erfahrung in der Gastronomie oder Hotellerie mit ausgeprägter Serviceorientierung und Organisationsstärke
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Engagement und Flexibilität
• Souveränes Auftreten, Diskretion und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Outlook, Word, Excel und PowerPoint

]]>

Warum EMERAM?