Chief of Staff Operations Performance (m/w/d)

Deine Mission in unserem Team Du baust die neue Funktion Operations Performance auf und berichtest direkt an den COO. Die Funktion umfasst drei Bereiche: Performance, Projekte sowie Prozessverbesserung & KI. Für Automatisierung & KI ist eine eigene Stelle vorgesehen, die an dich berichtet. Rund 60 % deiner Zeit entfallen auf Performance, rund 40 % auf Projekte und Prozessverbesserung.

Deine Aufgaben:

1. Performance

• Definition eines einheitlichen Sets operativer Kennzahlen für alle sechs Gesellschaften, u. a. Liefertreue (OTIF), Bestände, Durchlaufzeiten und Reklamationen

• Fachliche Verantwortung für das Operations-Dashboard: Inhalte, Kennzahlenlogik und Datenqualität. Die technische Plattform (Power BI) betreiben Controlling und IT

• Analyse von Abweichungen in den Kennzahlen, Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen und Nachverfolgung der Umsetzung mit den Teams

2. Projekte

• Aufbau eines einheitlichen S&OP-Prozesses (Sales & Operations Planning) für alle Gesellschaften auf Basis der bestehenden lokalen Ansätze: Prozessdesign, Moderation, Entscheidungsvorlagen und Nachverfolgung der Beschlüsse. Nach der Einführung übergibst du die Prozessverantwortung an die zuständige Planungsfunktion

• Bewertung der Über- und Altbestände je Gesellschaft, Abbauplan mit den Verantwortlichen, anschließende Übergabe des laufenden Monitorings an Finance

• Steuerung weiterer operativer Projekte und Führung eines Entscheidungslogs: offene Entscheidungen mit verantwortlicher Person und Termin erfassen, für das Management-Team vorbereiten und bis zum Abschluss nachhalten

3. Prozessverbesserung & KI

• Aufnahme von Prozessen und Warenflüssen an den Standorten, Umsetzung von Verbesserungen und Übertragung bewährter Lösungen zwischen Standorten

• Gruppenweite Bündelung der Ursachenanalysen zu Reklamationen, Ableitung und Umsetzung von Prozessverbesserungen. Die Erfassung und akute Lösung von Reklamationen sowie die Ursachenanalyse verantwortet Quality (separater Bereich).

• Führung der Stelle Automatisierung & KI: Priorisierung der zu automatisierenden Prozesse und Nachweis der Zeit- oder Fehlerersparnis je Prozess. Abstimmung zu Tools und Plattformen mit dem CDO

• Automatisierung des wiederkehrenden Reportings

Deine ersten Projekte und woran wir dein erstes Jahr messen

• Kennzahlen und Dashboard: einheitliches Kennzahlenset für alle Gesellschaften veröffentlicht, Dashboard live mit Niveau, Streuung zwischen Standorten und Reserven für Wachstum

• S&OP: gruppenweiter Prozess definiert und in zwei Pilotbereichen im Regelbetrieb, mit Entscheidungsvorlage in jedem Zyklus

• Über- und Altbestände: je Gesellschaft beziffert, Abbauplan vereinbart

• Entscheidungslog: alle offenen Entscheidungen in Operations mit verantwortlicher Person und Termin erfasst

• Standortaufnahmen: Prozesse und Warenflüsse an den Standorten aufgenommen, Verbesserungen priorisiert

• Reklamationen: Ursachenanalysen von Quality gruppenweit ausgewertet, Maßnahmen zu den wichtigsten Ursachen umgesetzt

• Liefertreue (OTIF): erste manuelle Prozessschritte automatisiert, jeweils mit ausgewiesener Zeit- oder Fehlerersparnis

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Dein Profil Voraussetzungen

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in Operations, Supply Chain oder Performance Management, gern ergänzt durch Beratungserfahrung

• Kennzahlensystem oder S&OP-Prozess nachweislich selbst aufgebaut, nicht nur genutzt

• Studium, z. B. Wirtschaftsingenieurwesen, BWL oder Supply Chain Management

• Zahlenaffinität und Verständnis dafür, wie Daten im ERP entstehen. Auswertungen erstellst du selbst

• Erfahrung mit Prozessautomatisierung und dem Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag

• Hohe Eigenmotivation und Eigeninitiative

• Brückenbauer:in zwischen Standorten, Ländern und Funktionen sowie zwischen Management-Team und Lagerhalle

• Erfahrung in einer regulierten Branche (z. B. Pharma, Medizintechnik, Halbleiter) oder einem vergleichbar anspruchsvollen Umfeld

• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch

Von Vorteil

• Sicherer Umgang mit ERP- und BI-Systemen, vorzugsweise Microsoft Dynamics 365 Business Central und Power BI

• Erfahrung aus Integrationsprojekten mehrerer Gesellschaften

• Erfahrung im Großhandel oder in der Distribution

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Was du bei uns erwarten kannst

• Direkte Berichtslinie an den COO und Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Gruppe

• Aufbau einer neuen Funktion mit Führungsverantwortung

• Hybrides Arbeiten mit Standort München oder Muggensturm/Karlsruhe; in der Aufbauphase ein- bis zweimal im Monat an den Standorten. Start so bald wie möglich

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